GST rates entry in Item Master આઈટમ માસ્ટર માં GST રેટની એન્ટ્રી

GST rates entry in Item Master આઈટમ માસ્ટર માં GST રેટની એન્ટ્રી

GST ના ટેક્સ રેટ બહાર  પડી ગયા પણ CGST અને SGST  વચ્ચે તેની ફાળવણી હજુ બહાર  પાડવામાં આવી નથી. કોઈ કહે છે કે 50-50 % અથવા જે કોઈ બહાર પાડવામાં આવે. જો તમારા સ્ટોક માં હજારો આઈટમ હશે તો ઓછી મહેનતે બધીજ આઇટમમાં રેટ કેવી રીતે નાખશો
દરેક આઈટમ ને બે ગ્રુપ માં વહેંચે શકાય છે
સ્ટોક ગ્રુપ
વેટગૃપ

વેટ ગ્રુપ સાથે  HSN નંબર , વેટ રેટ ,CGST રેટ , SGST  રેટ, IGST રેટ જોડાયેલ છે
5.MASTER - VATMASTER માંથી નવું વેટ  ગ્રુપ નાખી  શકાશે

અહીં સ્ટોક ગ્રુપની બધી આઇટમને એક વેટ  ગ્રુપ માં નાખી શકાશે
દા.ત.
સ્ટોક ગ્રુપ
કપાસિયા તેલ
1. કપાસિયા તેલ 15kg
2.  કપાસિયા તેલ 15લિ.
3   કપાસિયા તેલ 5 લિ
4  કપાસિયા તેલ 1 લિ

વેટગૃપ  -ખાદ્ય તેલ (edible oil )
HSN  1507 થી 1516
સોયાબીન તેલ     1507
સીંગતેલ               1508
ઓલીવ ઓઈલ     1509
પામ ઓઈલ          1511
સનફ્લાવર તેલ    1512

આરીતે  તમે જે વસ્તુ નો વેપાર કરોછો તે વસ્તુનો HSN કોડ સાથે વેટ ગ્રુપ ખોલી નાખો

નવી વેટ કેટેગરી (ગ્રુપ) ખોલ્યા પછી તે વેટ  ગ્રુપ  જે સ્ટોક ગ્રુપ ને લાગુ પડતું હોય તે સ્ટોક ગ્રુપ ની બધી આઇટમને તે સ્ટોક ગ્રુપ માં નાખવી

ઉપરના ચિત્ર માં દેખાડ્યા પ્રમાણે નંબર 1 મુજબ PALMOIL નું  વેટ ગ્રુપ પસંદ કર્યા પછી જમણી બાજુ PALMOLINOIL  નું સ્ટોક ગ્રુપ પસંદ કરવું તે પછી તેની નીચેનું બટન દબાવવાથી પામોલીન ઓઇલ ના સ્ટોક ગ્રુપ ની બધી આઈટમ માં PALMOIL ને વેટકેટેગરી લાગી જશે તેમજ CGST ,SGST  IGST ના રેટ પણ લાગી જશે 

Silent data Corruption

Sometimes it happens that when you select a company and a year it gives a message that

Unrecognised Database format

and the books will not open.

This happens when your data is corrupted.

How the data gets corrupted.

• Hardware Errors
• Data transfer noise
• electromagnetic Interference ( proximity with magnets,speakers etc)
• Firmware bugs
• Software Bugs ( OS (windows/Unix/Linux etc) and applications)
• Poor electrical current distribution
• Electrical power failure 

Hardware errors

Memory chips, hard disk ,data transfer protocols every hardware components has a BER(bit error rate). i.e. a bit fails every billions/trillion of bits.

This happens even at high level computer establishments like CERN( European Centre for Nuclear Research. According to their report of 2008 they had 38000 corrupted files in the 15000 TB of data they created.

What we can do to prevent or reduce the corruption of data.

- Use Uninterrupted Power Supply.

- run disk check utility periodically.

If you find that inspite of taking this precautions the incidents reccur frequently 

1. check power line of your installations, lose plugs or switches.
2. If these errors are after you shifted to new PC if you still have your old PC try running your old PC for some more days.
3. If you are using assembled PC and your technician is co-operative try using different RAM or hard disk.
4. If you are using more than 1 PC using LAN then problem may be with NIC network interface card or cables, router or network switch, hub

For safety and smooth functioning keep taking frequent backup if data gets corrupt revert to backup.

Importance of setting correct time on PC-Laptop

Many times it happens that the system clock is not showing  correct date and time due to not working battery cell in PC. Sometimes the user do not care to change the date and time of his PC.
Recently one of my customer had to do data entry of 2 days as the backup files were showing incorrect date.
The automatic backup takes backup when you open the books and close the book. It keeps 7 backups of current day and delete extra backup which are older. It also keeps last 7 days backup. But all this logic went wrong due to non maintaining the current system date and time.

On 2 PC system on local area network.
Shortcut of software was set as run as administrator.
This was preventing loading of mapped drive on other PC in drive selection list of drive settings

Nothing Happens when icon clicked

A new windows 10 PC . Shortcut was working correctly till yesterday.
Today it flashed a message saying you buy McAfee Antivirus or use Bitdefender
No other choice . So bitdefender was selected.

Now clicking shortcut did nothing.
If ran as administrator it ran.

Solution:
Right click shortcut. Select properties. Added a user and gave full control rights.
It started working.

Check your readiness for changing to new Financial year

I use to get lot of phone calls on 31st March and 1st April evry year asking for

How to open next year books  ( Vfas, mktfas, milkfas )

• It is very simple just open current year books. 
• menu 6. Tools - D. Recalculate Accounts
• Menu 5 Master - B- Opening balance
• select write next year books

Click proceed

Next year books written. Close the open books (quit) and select the new year from year list)

This is how you write next year books.

Check the readiness of your books for next year.

• Your current books opening balance must be confirmed.
• If it is not so you can not write next year books
• Click the yellow button of  CONFIRM OPENING BALANCES
  

Click this button . If total opening debit and total opening credit balances are same then it will write it to books and make the button green. If there is difference it will show you the difference.

If you have time and knowledge of how to find the opening balance difference find it and add to correct accounts. You can by-pass this step and add a new account named
OPENING BALANCE DIFFERENCE
and enter opening balance difference in this account as shown below.

After saving this account go to 5.MASTER- OPENING BALANCE and click 

yellow button of CONFIRM OPENING BALANCES

Importance of using UPS - નું મહત્વ

UPS નું મહત્વ
UPS એટલે અન ઈન્ટરપટેડ પાવર સપ્લાય
જો તમે ડેસ્કટોપ વાપરતા હો તો UPS તમારા માટે અગત્ય નું સાધન છે.
ઓચિંતા પાવર જાય તો તમારા PC ને તે બંધ થવા દેતું નથી.
ચાલુ કામમાં પાવર જાયતો કેટલું નુકસાન થશે તે નક્કી નથી હોતું ક્યારેક વિન્ડો પણ ફોરમેટ કરવું પડે. ચાલુમાં પાવર જવાથી ડિસ્ક ઓપરેટીંગ સીસ્ટમ પણ ખરાબ થઇ શકે છે.
UPS નું બોક્સ હોવાથી તમે બચી નથી જતા તે બરાબર કામ કરતું હોવું જોઈએ
આ ચેક કરવા માટે તમે વિન્ડો ચાલુ હોય ત્યારે UPS નો પાવર સપ્લાય બંધ કરો તો તે બંધ ના થવું જોઈએ ,
UPS નવું હોય ત્યારે 10 થી 15 મિનીટ ચાલતું હોય છે. એકાદ બે વરસ પછી તે 2 - 3 મિનીટ માંજ બંધ થવા લાગે છે  હવે તમારે તેની બેટરી બદલાવી લેવી પડે.